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Veränderungen unterliegen umgehender Mitteilungspflicht.

Nach jeder Veränderung bei den Gesellschaftern einer Kapitalgesellschaft, z.B. einer GmbH, wie Eintritt oder Austritt als Gesellschafter oder Änderung des Umfangs der Beteiligung, hat die Geschäftsführung, der Geschäftsführer, unverzüglich eine aktuelle Liste der Gesellschafter an das Handelsregister einzureichen. Diese Liste der Gesellschafter muss die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte aller, auch der neuen, Gesellschafter sowie die jeweiligen Nennbeträge enthalten, also den jeweiligen Anteil am Stammkapital.
Falls ein Notar an der anzuzeigenden Veränderung der Liste der Gesellschafter mitgewirkt hat, dann hat er diese beim Handelsregister nach der Prüfung auf Richtigkeit einzureichen. Da in der Praxis so gut wie immer ein Notar bei den Gesellschafterversammlungen hinzugezogen wird, handelt sich es bei der eingereichten Liste der Gesellschafter in aller Regel also um eine notarbescheinigte Liste der Gesellschafter.

Die Liste der Gesellschafter immer im aktuellen Zustand zu halten hat mit dem Schutz von Gesellschaftsgläubigern zu tun, ebenso mit den Informationsinteressen von Minderheitsgesellschaftern und vor allem der Öffentlichkeit. Dieser Kreis soll sich nicht nur über den derzeitigen Gesellschafterkreis, sondern auch über die lückenlose Abfolge der Gesellschafter und den Wechsel von Geschäftsanteilen informieren können.

Zu beachten ist die Zeitspanne zwischen Einreichung der Liste der Gesellschafter beim Amtsgericht und deren Anerkenntnis durch dieses. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt im Fall einer Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer als solcher in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Außerdem ist nunmehr auch ein an die Liste der Gesellschafter anknüpfender gutgläubiger Erwerb von Anteilen einer GmbH möglich. Ein gutgläubiger Erwerber von Teilen an einer Gesellschaft soll darauf vertrauen dürfen, dass der verkaufte Geschäftsanteil auch tatsächlich dem Veräußerer gehört und dessen Situation im Handelsregister richtig widergespiegelt wird. Ein Käufer darf Anteile gutgläubig erwerben, wenn ein Veräußerer seit mindestens drei Jahren und ohne Widerspruch in die Gesellschafterliste im Handelsregister eingetragen ist.
Auch wenn die Einsichtnahme in deutsche Handelsregister jedermann kostenfrei möglich ist, so kostet der Erhalt einer Gesellschafterliste auch bei Eigenrecherche oder Eigenanfrage immer Gebühren. Insofern kann es in vielen Fällen zweckmäßig und zeitsparend sein, mit deren Beschaffung einen  soliden und versierten Dienstleister zu betrauen.

Abruf einer: Liste der Gesellschafter